Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Holsteiner Hausverwaltung GmbH
Bahnhofstraße 4, 23611 Bad Schwartau
Vertreten durch die Geschäftsführung: Stefan Meurer
Telefon 0451 16081280 · Fax 0451 / 16 08 12 81 · info@holsteinerhausverwaltung.de

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter datenschutz@holsteinerhausverwaltung.de. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen.

2. Allgemeine Hinweise

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen, etwa Name, Anschrift, E-Mail-Adresse oder IP-Adresse. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, zur Bearbeitung Ihrer Anfragen oder zur Erfüllung unserer Verwaltungsaufgaben erforderlich ist.

Rechtsgrundlagen sind, je nach Verarbeitung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), lit. b (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Verpflichtung) oder lit. f (berechtigtes Interesse). Bei jeder Verarbeitung nennen wir nachfolgend die einschlägige Rechtsgrundlage.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird gehostet bei der Muster Hosting GmbH, Musterweg 1, 12345 Musterstadt. Die Server stehen in Deutschland. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf unserer Website erhebt der Server automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt, und speichert sie in sogenannten Server-Logfiles:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts (gekürzt um das letzte Oktett)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite bzw. Datei und übertragene Datenmenge
• Meldung über erfolgreichen Abruf (HTTP-Statuscode)
• Browsertyp, Browserversion und Betriebssystem
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)

Die Verarbeitung erfolgt zur Auslieferung der Website, zur Gewährleistung der Systemsicherheit und -stabilität sowie zur Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Die Logfiles werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht, sofern nicht ein sicherheitsrelevantes Ereignis eine längere Aufbewahrung erfordert.

4. Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine TLS-Verschlüsselung (erkennbar an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile). Daten, die Sie an uns übermitteln, können dadurch nicht von Dritten mitgelesen werden.

5. Kontaktformular, E-Mail und Telefon

Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten: Anliegen, Name, E-Mail-Adresse sowie – freiwillig – Telefonnummer, Objektadresse, Anzahl der Einheiten und Ihre Nachricht. Die Daten werden über unseren eigenen Mailserver beim oben genannten Hosting-Anbieter an unser Postfach übermittelt und ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertragsabschluss gerichtet ist (z. B. Angebotsanfrage, Verwalterwechsel), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Ein im Formular enthaltenes verstecktes Feld dient ausschließlich der Abwehr automatisierter Spam-Zusendungen; es werden dabei keine weiteren Daten verarbeitet.

E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, speichern wir Ihre Angaben und den Inhalt der Kommunikation zur Bearbeitung des Anliegens und für mögliche Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

Anfragen, die nicht zu einem Vertragsverhältnis führen, löschen wir spätestens zwölf Monate nach abschließender Bearbeitung. Unterlagen mit vertraglichem Bezug unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (siehe Abschnitt 12).

6. Karte (OpenStreetMap)

Auf der Seite „Kontakt“ binden wir eine interaktive Karte ein. Die Kartensoftware (Leaflet) wird von unserem eigenen Server geladen. Die Kartenkacheln werden von Servern der OpenStreetMap Foundation (St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge CB4 0WS, Vereinigtes Königreich) abgerufen. Dabei werden Ihre IP-Adresse, die angeforderten Kartenausschnitte sowie Browser- und Zeitangaben an die OpenStreetMap Foundation übermittelt.

Die Einbindung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer verständlichen Darstellung unseres Bürostandorts (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für das Vereinigte Königreich liegt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor (Art. 45 DSGVO). Datenschutzhinweise der OpenStreetMap Foundation: wiki.osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy.

Wenn Sie den Abruf der Kartenkacheln vermeiden möchten, können Sie JavaScript in Ihrem Browser deaktivieren; die Karte wird dann durch eine Textbeschreibung ersetzt.

7. Cookies und lokale Speicherung

Diese Website setzt keine Cookies und keine Tracking-Technologien ein. Einzige Ausnahme: Wenn Sie die Hinweisleiste zur Namensänderung oben auf der Seite schließen, speichert Ihr Browser diese Einstellung lokal (Local Storage), damit der Hinweis nicht bei jedem Seitenaufruf erneut erscheint. Dabei wird lediglich ein technischer Merker in Ihrem Browser abgelegt; es werden keine Daten an uns oder Dritte übertragen.

Die Speicherung ist für die von Ihnen ausdrücklich gewünschte Funktion erforderlich und daher nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Sie können den Eintrag jederzeit über die Website-Daten Ihres Browsers löschen.

8. Reichweitenmessung

Wir setzen derzeit kein Webanalyse-Tool ein. Sollten wir künftig eine Reichweitenmessung einführen, geschieht dies ausschließlich mit einem cookiefrei konfigurierten, auf unserem eigenen Server betriebenen System (z. B. Matomo) mit gekürzten IP-Adressen und ohne Weitergabe an Dritte. Wir werden diese Datenschutzerklärung in diesem Fall entsprechend ergänzen.

9. Datenverarbeitung in der Hausverwaltung

Neben dem Betrieb der Website verarbeiten wir als Hausverwaltung personenbezogene Daten von Wohnungseigentümern, Mietern, Verwaltungsbeiräten, Handwerksbetrieben und weiteren Vertragspartnern. Diese Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO stellen wir hier ergänzend bereit.

Eigentümer (WEG-Verwaltung)

Wir verarbeiten Name, Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung, Miteigentumsanteile, Hausgeldkonten, Abrechnungsdaten, Beschlussprotokolle sowie objektbezogene Korrespondenz. Zweck ist die Erfüllung des Verwaltervertrags und der gesetzlichen Aufgaben nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG), insbesondere Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Eigentümerversammlung und Beschlusssammlung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO. Die Eigentümerliste wird anderen Eigentümern derselben Gemeinschaft zugänglich gemacht, soweit dies zur Ausübung ihrer Rechte (z. B. Einberufung, Anfechtung) erforderlich ist.

Mieter (Mietverwaltung)

Wir verarbeiten Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Bankverbindung, Mietvertragsdaten, Zahlungshistorie, Betriebskostendaten, Zählerstände sowie Schadens- und Reparaturmeldungen. Im Rahmen der Mieterauswahl verarbeiten wir zusätzlich Ihre Selbstauskunft und, mit Ihrer Einwilligung, eine Bonitätsauskunft. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mietvertrag), lit. c (z. B. Betriebskostenabrechnung, Meldepflichten) und lit. a (Bonitätsauskunft). Nicht berücksichtigte Bewerbungen um eine Wohnung löschen wir spätestens sechs Monate nach Abschluss der Vermietung.

Handwerker, Dienstleister und Behörden

Zur Instandhaltung und Bewirtschaftung der Objekte geben wir die jeweils erforderlichen Daten (z. B. Name, Adresse, Telefonnummer für die Terminabsprache) an beauftragte Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe, Versicherungen, Versorgungsunternehmen, Messdienste und – soweit gesetzlich vorgesehen – an Behörden weiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.

10. Bewerbungen

Bewerbungsunterlagen, die Sie uns per E-Mail oder Post zusenden, verarbeiten wir ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG). Bei einer Absage löschen wir Ihre Unterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, sofern Sie nicht ausdrücklich einer längeren Aufbewahrung für künftige Stellen zugestimmt haben.

11. Empfänger und Drittländer

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Mitarbeitenden Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Externe Empfänger sind:

• unser Hosting-Anbieter als Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 3),
• beauftragte Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe, Versicherungen, Versorger und Messdienste im Rahmen der Objektbewirtschaftung,
• Banken für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs,
• Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer, soweit dies zur Erfüllung unserer Pflichten erforderlich ist,
• Behörden und Gerichte, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR findet – abgesehen vom Abruf der Kartenkacheln (Abschnitt 6) – nicht statt.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Nach Beendigung eines Vertragsverhältnisses bewahren wir Unterlagen im Rahmen der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten auf: in der Regel sechs Jahre für Geschäftsbriefe (§ 257 HGB) und acht bzw. zehn Jahre für Buchungsbelege und Abrechnungen (§ 147 AO). Beschlusssammlungen und Protokolle einer Eigentümergemeinschaft führen wir für die Dauer unserer Bestellung und übergeben sie anschließend an die Gemeinschaft bzw. den nachfolgenden Verwalter. Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht.

13. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die von uns verarbeiteten Daten,
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger oder unvollständiger Daten,
• Löschung (Art. 17 DSGVO), sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen,
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an datenschutz@holsteinerhausverwaltung.de oder an unsere Postanschrift.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für uns ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel, Telefon 0431 988-1200, www.datenschutzzentrum.de.

14. Widerspruchsrecht

15. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen: verschlüsselte Übertragung, Zugriffsbeschränkungen nach dem Erforderlichkeitsprinzip, regelmäßige Datensicherungen und die Verpflichtung unserer Mitarbeitenden auf Vertraulichkeit. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden fortlaufend an den Stand der Technik angepasst.

Wichtiger Hinweis: Wir versenden niemals per E-Mail geänderte Bankverbindungen. Sollten Sie eine solche Nachricht erhalten, überweisen Sie bitte nichts und rufen Sie uns unter 0451 16081280 an.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Verarbeitungen oder die eingesetzte Technik ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.

Stand: 4. September 2026